Übernachtung für Gäste bei der Hochzeit: Hotels, Anreise, Shuttle

Sobald eure Hochzeit weiter weg liegt als die nächste Straßenbahnhaltestelle, kommt bei euren Gästen dieselbe Frage: Wo schlafe ich, und wie komme ich abends wieder dorthin? Wer die Übernachtung für seine Hochzeitsgäste früh klärt, spart sich zwanzig einzelne Nachrichten und bekommt am Ende mehr Zusagen.

Hier steht, wann ein Hotelkontingent wirklich sinnvoll ist, wie ihr es anfragt, was auf eure Hochzeitsseite gehört und wie ihr den Bedarf eurer Gäste einsammelt, ohne selbst Listen zu führen.

Wann sich ein Hotelkontingent für die Hochzeit lohnt

Nicht jede Hochzeit braucht reservierte Zimmer. Diese Faustregel hilft:

• Reisen mehr als zehn Gäste von weiter an? Dann fragt ein Kontingent an. Ab dieser Größe bekommt ihr meist einen besseren Preis, und niemand sucht sich allein etwas.
• Feiert ihr in der Hauptsaison oder an einem langen Wochenende? Dann unbedingt, und zwar früh. In beliebten Regionen sind die guten Häuser acht bis zwölf Monate vorher belegt.
• Wohnen fast alle in der Nähe? Dann reichen zwei, drei Empfehlungen für die wenigen Auswärtigen völlig aus.

Praktisch ist eine Mischung aus zwei Häusern in unterschiedlichen Preisklassen. Eltern und Großeltern freuen sich über das schöne Hotel am Ort, eure Freundinnen über die günstigere Pension ein paar Minuten weiter.

Hotelkontingent für die Hochzeit anfragen

Ein Kontingent ist nichts anderes als eine Reservierung auf euren Namen: Das Hotel hält eine Anzahl Zimmer bis zu einem Stichtag zurück, eure Gäste buchen selbst und nennen dabei ein Stichwort.

So läuft es ab:

1. Zehn bis zwölf Monate vorher anfragen, bei einer Feier in der Hauptsaison gern noch früher.
2. Zimmeranzahl schätzen, lieber etwas knapper als zu großzügig. Nachbuchen geht fast immer, nicht abgerufene Zimmer können Geld kosten.
3. Stichtag und Stichwort schriftlich festhalten. Beides braucht ihr später für eure Seite.
4. Nach den Bedingungen fragen: Bis wann kann kostenfrei storniert werden, verfällt das Kontingent automatisch, haftet ihr für nicht gebuchte Zimmer?

Eine Anfrage darf kurz sein:

„Guten Tag, wir heiraten am 12. September 2026 in Freiburg und feiern in der Alten Mühle, ganz in Ihrer Nähe. Wir rechnen mit etwa 15 Gästen, die eine Übernachtung brauchen. Halten Sie für uns ein Zimmerkontingent bereit? Über Ihre Konditionen, ein Stichwort für die Buchung und den Termin, bis zu dem unsere Gäste reservieren können, freuen wir uns sehr."

Wer zahlt was? In den allermeisten Fällen zahlt jeder Gast sein Zimmer selbst, und das erwartet auch niemand anders. Üblich ist, dass das Brautpaar höchstens die Zimmer der engsten Familie oder der Trauzeugen übernimmt. Wichtig ist nur, dass ihr es klar sagt: Schreibt entweder „Die Buchung übernehmt ihr bitte selbst" oder eben, wessen Zimmer ihr bezahlt. Alles andere sorgt für unangenehme Momente an der Rezeption.

Anfahrt und Shuttle für eure Hochzeitsgäste

Der zweite Teil ist die Strecke selbst. Eure Gäste brauchen dafür überraschend wenig, aber das zuverlässig:

• Die genaue Adresse jeder Location, auch wenn Trauung und Feier an zwei Orten stattfinden
• Parken: ob es Plätze gibt, wie viele und ob sie etwas kosten
• Öffentliche Verkehrsmittel: die nächste Haltestelle und wie weit es von dort zu Fuß ist
• Shuttle-Zeiten: wann er wo abfährt, hin und zurück
• Ein Hinweis, wie spät die letzte Rückfahrt geht, damit niemand rätselt

Ein Shuttle lohnt sich, sobald eure Location außerhalb liegt, es kaum Taxis gibt oder ihr abends gern anstoßen möchtet, ohne dass jemand fahren muss. Fragt bei eurer Location nach, viele arbeiten mit einem Busunternehmen zusammen. Plant die letzte Fahrt lieber später, gegen zwei oder drei Uhr, und kündigt eine feste zweite Fahrt am frühen Abend an, damit auch die Familien mit Kindern gut wegkommen.

Und ganz ehrlich: Den Shuttle bezahlt fast immer das Brautpaar. Es ist die eine Ausgabe, für die sich Gäste am Tag danach am häufigsten bedanken.

So steht alles auf eurer Hochzeitsseite

Das Schöne an einer eigenen Seite: Diese Informationen schreibt ihr einmal und könnt sie bis zum Schluss ändern, ohne dass jemand mit einem veralteten Ausdruck vor der falschen Tür steht.

Bei uns nutzt ihr dafür zwei Abschnitte. Unter Abschnitte → Übernachtung legt ihr eure Hotels an: Im Accordion Hotels klickt ihr auf Hotel hinzufügen und tippt im Feld Hotel suchen den Namen oder die Adresse ein. Name, Adresse, Bewertung und meist auch ein Foto werden dann automatisch übernommen. Preis und Entfernung tragt ihr selbst ein, zum Beispiel „ab 95€ pro Nacht" und „10 Gehminuten". Auf eurer Seite entsteht daraus pro Haus eine Karte mit Foto, Bewertung, Adresse und Telefonnummer zum Antippen, dazu die Knöpfe Website und Auf Google Maps.

Euer Kontingent gehört in die Einleitung darüber, im Accordion Beschreibung. Ein eigenes Feld für Stichwort und Stichtag gibt es nicht, und das ist auch gar nicht nötig. Ein Satz reicht: „Im Hotel Sonnenhof haben wir bis zum 15. Juni Zimmer unter dem Stichwort Anna & Max reserviert, gebucht wird direkt dort." Denkt daran, die beiden Beispiel-Hotels zu löschen, die anfangs im Abschnitt stehen.

Alles zur Anfahrt selbst gehört in die Location-Sektion. Dort gibt es Felder für Parkhinweise, ÖPNV und Barrierefreiheit, dazu eine Karte und den Knopf Route anzeigen, der eure Gäste direkt in ihre Navigation bringt. Die Shuttle-Zeiten schreibt ihr entweder in die Beschreibung der Location oder als eigene Punkte in euren Tagesablauf, dort stehen sie ohnehin neben allen anderen Uhrzeiten.

Den Bedarf eurer Gäste einfach abfragen

Der Teil, der euch am meisten Arbeit spart: Fragt gar nicht erst herum, sondern lasst eure Gäste die Antwort gleich mitgeben, wenn sie zusagen.

In den Einstellungen eures Anmeldeformulars gibt es dafür zwei Schalter: Übernachtung abfragen und Shuttle abfragen. Sind sie an, steht im Formular „Benötigt ihr eine Übernachtung?" und „Benötigt ihr einen Shuttle?", direkt neben Menüwunsch und Allergien. Eure Gäste kreuzen es in zwei Sekunden an.

Die Antworten landen in eurer Gästeliste. Öffnet ihr dort einen Gast, stehen sie bei seinen Antworten als „Übernachtung gewünscht?" und „Shuttle benötigt?". Und wenn ihr die Zahlen ans Hotel oder ans Busunternehmen weitergeben wollt, klickt ihr unter Gäste auf Exportieren: In der Tabelle gibt es je eine Spalte „Übernachtung" und „Shuttle", die ihr einfach zählen könnt.

Wie ihr eure Gästeliste sonst noch im Griff behaltet, steht in unserem Guide zum Organisieren der Gästeliste. Falls ihr gerade erst anfangt, hilft euch die Checkliste für die Hochzeitsplanung.

Häufige Fragen zu Übernachtung und Anreise

Wann müssen wir unseren Gästen die Hotelinfos geben?

Am besten mit der Einladung, also drei bis vier Monate vorher. Wer weit anreist, freut sich schon beim Save the Date über den Hinweis, dass ihr euch um Zimmer kümmert.

Wie viele Zimmer sollen wir reservieren?

Rechnet mit etwa einem Zimmer für je zwei auswärtige Gäste und rundet nach unten. Erfahrungsgemäß buchen weniger Menschen im Kontingent als angekündigt, weil einige bei Familie unterkommen oder sich etwas anderes suchen.

Müssen wir die Hotels unserer Gäste bezahlen?

Nein. Jeder Gast zahlt sein Zimmer selbst, das ist völlig üblich. Wenn ihr für die engste Familie oder eure Trauzeugen die Kosten übernehmen möchtet, sagt es ihnen persönlich, statt es auf die Seite zu schreiben.

Können wir das Zimmerkontingent bei euch verwalten?

Nein, die Buchung läuft immer direkt zwischen euren Gästen und dem Hotel. Wir buchen nichts und vermitteln nichts. Auf eurer Seite stehen eure Empfehlungen mit allen Angaben, und über das Anmeldeformular erfahrt ihr, wer überhaupt eine Übernachtung braucht.

Können wir die Hotels in eine bestimmte Reihenfolge bringen?

Die Reihenfolge ergibt sich daraus, wie ihr sie anlegt. Legt euer Lieblingshotel deshalb zuerst an, dann steht es auch auf eurer Seite ganz oben.

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