RSVP Frist für die Hochzeit setzen und freundlich erinnern

Die Einladungen sind raus, die ersten Zusagen trudeln ein, und dann wird es still. Drei Wochen später fehlt immer noch ein Drittel, der Caterer möchte Zahlen, und du fragst dich, ob du jetzt nerven darfst. Darfst du. Die meisten haben nicht abgesagt, sie haben die Mail geöffnet, sich gefreut und dann das Kind aus der Kita geholt.

Was dagegen hilft, ist kein strengerer Ton, sondern ein konkretes Datum und eine freundliche Nachfrage zur richtigen Zeit. Hier steht, wann deine Frist sinnvollerweise liegt, welche Sätze wirklich Antworten bringen und wie du bei uns alle offenen Gäste auf einmal erreichst.

Rückmeldung Hochzeit bis wann? Die Frist rückwärts rechnen

Such dir kein Datum aus, das sich gut anfühlt, sondern rechne vom Fest zurück. Drei Menschen bestimmen deine Frist mit.

• Der Caterer braucht die endgültige Zahl meistens zwei bis drei Wochen vorher. Frag nach, wann genau, das steht oft im Vertrag.
• Die Location will wissen, wie viele Tische gestellt werden, häufig zur selben Zeit.
• Und du selbst brauchst danach noch Luft für Sitzplan, Platzkarten, Menükarten und für die fünf Gäste, die sich trotz allem erst später melden.

Daraus ergibt sich der Klassiker: vier bis sechs Wochen vor der Hochzeit. Sechs Wochen sind angenehm, wenn ihr einen aufwendigen Sitzplan habt, viele Gäste aus dem Ausland kommen oder ihr noch Zimmer abrufen müsst. Vier Wochen reichen bei einer kleinen Feier im Freundeskreis.

Setzt die Frist nicht zu früh. Eine Rückmeldung, die vier Monate vorher fällig ist, beantwortet niemand, weil dann noch kein Mensch weiß, was im Juni ist. Und rechnet damit, dass ihr nach der Frist noch ein paar Tage hinterhertelefoniert. Das ist normal, kein Planungsfehler.

Kleiner Trick: Leg die Frist auf einen Sonntagabend. Die meisten räumen dann ihre Woche auf und beantworten genau solche Dinge.

Wo die Frist überall stehen sollte

Ein Datum, das nur in der Einladungsmail steht, ist nach drei Tagen unsichtbar. Schreib es an jede Stelle, an die deine Gäste ohnehin schauen:

1. In die Einladung, gut sichtbar und nicht im letzten Absatz
2. Auf eure Seite, direkt bei der Anmeldung
3. In jede Erinnerung, die du später schickst

Und formuliere es als Bitte mit Datum, nicht als Stimmung. „Meldet euch bitte zeitnah" bringt nichts. „Bitte gebt uns bis zum 15. Mai Bescheid, damit wir alles rechtzeitig planen können" bringt Antworten. Mehr davon steht in unseren Tipps für mehr Rückmeldungen.

Die Frist auf eurer Seite anzeigen

Bei uns gehört die Frist zum Anmeldeformular. Im Editor findest du sie unter Abschnitte → Anmeldung im Accordion „Deadline": Schalter „Deadline anzeigen" einschalten, dann den „Deadline-Text" schreiben, zum Beispiel „Bitte meldet euch bis zum", und das „Deadline-Datum" wählen. Wichtig dabei: Der Hinweis erscheint nur, wenn der Schalter an ist und Text und Datum gesetzt sind. Fehlt eines davon, bleibt er unsichtbar.

Noch schneller geht es über die Seite Webseite. Dort findest du die Karte „Antwortfrist": Du wählst das Datum, klickst auf „Frist speichern", und danach steht dort „Eure Antwortfrist" mit deinem Datum und darunter, wie viele Tage noch bleiben. Über „Frist anpassen" änderst du sie jederzeit, über „Frist entfernen" nimmst du sie wieder weg.

Ein Detail, das viele übersehen: Im Accordion „Deadline" gibt es zusätzlich das Feld „Deadline-Text für Allein-Eingeladene". Es gilt für den Link ohne Begleitung, und leer lassen ist völlig okay. Dann wird der Standard-Satz dort automatisch zur Einzahl, aus „Bitte meldet euch bis zum" wird „Bitte melde dich bis zum". Deine eigenen Worte bleiben dagegen immer so stehen, wie du sie geschrieben hast.

Gäste erinnern: die Mail an alle Offenen

Ungefähr zwei Wochen vor der Frist ist der beste Moment für eine Erinnerung. Früh genug, dass noch Zeit bleibt, spät genug, dass es nicht nervt.

Auf der Seite Webseite steht unter der Antwortfrist der Abschnitt „Gäste erinnern", mit der Zeile „Erinnere alle, die noch nicht geantwortet haben, mit einer eigenen Mail." Du legst den Schalter um, und der Abschnitt klappt auf. Darin siehst du:

• die Zahl derer, die noch ohne Rückmeldung und per E-Mail erreichbar sind
• eine Vorschau von Betreff und Text, mit dem Vermerk „Standard-Text aktiv" oder „Individuell angepasst"
• den Zeitpunkt der letzten Erinnerung, sobald du einmal verschickt hast

Über „Mail anpassen" schreibst du deinen eigenen Text, über „Erinnerung senden" geht sie raus. Angeschrieben werden nur die Gäste ohne Antwort, wer schon zu- oder abgesagt hat, bekommt nichts. Den Link zur Anmeldung legen wir dazu, und wenn du eine Frist gesetzt hast, steht sie als eigene Zeile über dem Button. Eine abgelaufene Frist lassen wir bewusst weg, denn „Bitte antwortet bis zum 3. Mai" wäre am 20. Mai keine Bitte mehr.

Der vorbelegte Text ist fertig und passt zu den meisten Paaren. Name und Eventtitel setzen wir automatisch ein, bei deinen Gästen kommt das hier an:

„Hallo Lisa, wir planen gerade fleißig für unsere Hochzeit und würden zu gern wissen, ob ihr dabei seid. Eure Rückmeldung dauert nur einen Moment. Ein Klick auf den Button, und ihr seid auf unserer Seite. Wir freuen uns auf euch!"

Willst du es persönlicher, tausch die Anrede gegen „Ihr Lieben" oder schreib eine eigene Zeile dazu. Zwei Erinnerungen sind erfahrungsgemäß genug. Danach hilft ein Anruf mehr als eine dritte Mail, besonders bei den Gästen, die selten Mails lesen.

Wer noch fehlt: der Status in der Gästeliste

Wen du erinnern musst, siehst du auf einen Blick unter Gäste. Jeder Gast hat einen von vier Status: Ausstehend, Zugesagt, Abgesagt und Vielleicht, wobei es „Vielleicht" nur gibt, wenn du im Editor die Antwort „Noch unsicher" erlaubt hast. Neu angelegte und importierte Gäste starten immer auf „Ausstehend".

In der Kachel „Ausstehend" über deiner Liste zählen wir die offenen Einladungen und die „Vielleicht"-Antworten zusammen, in den Filtern rufst du beide getrennt auf.

Und wenn dich jemand anruft statt zu klicken, trägst du seine Antwort einfach selbst ein: Drei-Punkte-Menü in seiner Zeile, „Antwort ändern", Status wählen. Auf der Seite Rückmeldungen erscheint der Eintrag dann mit dem Hinweis „von dir eingetragen", damit später nachvollziehbar bleibt, welche Antwort online kam und welche du selbst notiert hast.

Häufige Fragen

Wie lange vor der Hochzeit sollte die RSVP Frist liegen?

Vier bis sechs Wochen vorher sind die Regel. Frag zuerst deinen Caterer, wann er die endgültige Zahl braucht, und leg deine Frist zwei bis drei Wochen davor. So bleibt dir noch Luft für Sitzplan und Nachzügler.

Was mache ich mit Gästen, die auch nach der Frist nicht antworten?

Ruf sie an. Nach zwei Mails bringt ein kurzer Anruf mehr als eine dritte Nachricht, und bei älteren Verwandten ist er ohnehin der bessere Weg. Die Antwort trägst du danach über „Antwort ändern" selbst in die Liste ein.

Kann ich alle offenen Gäste auf einmal erinnern?

Ja. Auf der Seite Webseite schaltest du unter der Antwortfrist den Abschnitt „Gäste erinnern" ein und schickst über „Erinnerung senden" eine Mail an alle, von denen noch keine Antwort da ist. Zum Verschicken braucht deine Seite eine aktive Laufzeit, deinen Text kannst du aber schon vorher vorbereiten.

Sollen wir die Frist streng formulieren?

Nein. Ein warmer Satz mit klarem Datum wirkt besser als jede Mahnung. Schreib dazu, warum du das Datum brauchst, zum Beispiel wegen des Caterers. Fast alle verstehen das sofort und antworten schneller.

Was passiert, wenn jemand nach der Frist seine Meinung ändert?

Das geht weiterhin. Mit seinem persönlichen Link kann dein Gast das Formular jederzeit erneut absenden, die neue Antwort ersetzt die alte, und du siehst die Änderung unter Rückmeldungen. Die Frist ist eine Bitte, kein Schloss.

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