Hochzeit planen: Checkliste für 12 Monate

Zwölf Monate sind ein entspannter Vorlauf für eine Hochzeit, und die Reihenfolge ist dabei wichtiger als die Geschwindigkeit: zuerst Budget und Gästezahl, dann Datum und Location, danach die Dienstleister und ganz zum Schluss die Details. Wer in dieser Reihenfolge vorgeht, muss selten etwas rückgängig machen.

Diese Checkliste führt euch Phase für Phase durch das Jahr vor eurer Hochzeit, von der Verlobung bis zu den Fotos, die eure Gäste euch danach schicken. Hakt einfach ab, was erledigt ist, und lasst weg, was für eure Feier nicht passt.

Wie lange dauert die Hochzeitsplanung?

Zwölf Monate sind der Klassiker, weil die begehrten Locations und Fotografinnen etwa ein Jahr im Voraus ausgebucht sind. Es geht aber auch anders:

Der Monat, in dem ihr heiratet, entscheidet mehr als alles andere. Zwischen Mai und September ist der Markt eng, im November oder im Februar bekommt ihr vieles kurzfristig und oft günstiger.

Die drei Entscheidungen, die alles andere bestimmen

Bevor ihr in die Checkliste einsteigt, klärt diese drei Punkte. Alles Weitere hängt daran.

1. Das Budget. Legt eine Zahl fest, mit der ihr beide gut schlafen könnt, und plant zehn Prozent Puffer ein. Klärt gleich mit, ob Eltern etwas beitragen möchten und wofür.
2. Die Gästezahl. Sie bestimmt Location, Catering und einen großen Teil der Kosten. Eine grobe Liste mit Namen reicht am Anfang völlig.
3. Der Stil. Groß und festlich, klein und intim, im Garten oder im Saal? Diese Entscheidung nimmt euch später hunderte kleine Entscheidungen ab.

Checkliste: 12 bis 10 Monate vorher

Jetzt geht es um die Fundamente. Hier fällt alles, was schwer zu ändern ist.

• Budget festlegen und aufschreiben, wer was übernimmt
• Grobe Gästeliste erstellen, erst einmal nur Namen und Haushalte
• Wunschtermine sammeln, am besten drei Alternativen
• Locations besichtigen und Verfügbarkeit prüfen
• Location verbindlich buchen und anzahlen
• Trauung klären: Standesamt, Kirche oder freie Trauung
• Fotografin oder Fotograf anfragen, denn die guten sind früh weg

Sobald Datum und Location stehen, lohnt sich der erste digitale Schritt: Sichert euch eure Wunschadresse für eure Hochzeitsseite, damit euren-namen.unsere-einladung.de nicht jemand anderes bekommt. Anlegen und gestalten kostet nichts.

10 bis 8 Monate vorher

Die Gästeliste wird konkret, und eure Gäste erfahren zum ersten Mal von eurem Termin.

• Gästeliste finalisieren, mit Adressen und Mailadressen
• Falls nötig eine B-Liste anlegen und diskret behandeln
• Trauzeuginnen und Trauzeugen fragen
• Save the Date verschicken, digital oder als Karte
• Freie Rednerin oder Kirchentermin buchen
• Band oder DJ anfragen
• Brautkleid-Termine vereinbaren, plant für Anproben und Änderungen mehrere Monate ein

Für die Gästeliste gilt: Führt sie von Anfang an an einem einzigen Ort. Wie ihr Gruppen, Haushalte und Ernährungswünsche sauber sortiert, steht ausführlich in unserem Guide zum Gästeliste organisieren. Eine vorhandene Tabelle könnt ihr bei uns einfach als CSV importieren, abtippen müsst ihr nichts.

8 bis 6 Monate vorher

Jetzt kommen die Gewerke dazu, die euren Tag tragen.

• Catering auswählen und Menüvorschläge einholen
• Brautkleid bestellen, Anzug aussuchen
• Floristik anfragen, Brautstrauß und Tischschmuck grob festlegen
• Trauringe aussuchen, Lieferzeiten einplanen
• Hotelkontingente reservieren, am besten in zwei Preisklassen
• Hochzeitsreise grob planen und Urlaub einreichen
• Eure Hochzeitsseite mit Inhalten füllen: Geschichte, Location, Anfahrt

Ab hier lohnt es sich, eure Seite tatsächlich zu veröffentlichen. Alles, was ihr dort eintragt, spart euch später Rückfragen. Und weil ihr jederzeit ändern könnt, muss noch längst nicht alles final sein.

6 bis 4 Monate vorher

Der Tag bekommt seine Form. Aus Ideen werden Termine.

• Ablauf des Tages skizzieren, mit realistischen Zeitpuffern
• Menü final abstimmen, Alternativen für Vegetarisch und Vegan festlegen
• Torte bestellen
• Deko-Konzept festzurren und Mietartikel reservieren
• Musikwünsche sammeln, Playlist mit DJ oder Band besprechen
• Einladungen gestalten und Texte schreiben
• Standesamtliche Formalitäten und Unterlagen prüfen

Beim Text der Einladung müsst ihr nicht bei null anfangen. Zehn fertige Formulierungen von herzlich bis elegant findet ihr unter Hochzeitseinladung Text.

4 bis 3 Monate vorher

Die Einladungen gehen raus. Ab jetzt läuft der Rücklauf.

• Einladungen verschicken, mit Link zu eurer Seite
• Rückmeldefrist setzen, ungefähr 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit
• Formular für Zu- und Absagen freischalten, mit Begleitung, Kindern und Ernährungswünschen
• Sitzordnung als Rohfassung anlegen
• Kinderbetreuung organisieren, falls Kinder dabei sind
• Tanzkurs oder Eröffnungstanz üben
• Trauzeugen einweisen, wer am Tag welche Aufgabe hat

Genau hier zeigt sich, wie viel Arbeit euch das Digitale abnimmt. Öffnen eure Gäste die Einladung über ihren persönlichen Link, ist das Formular schon mit ihrem Namen vorausgefüllt, und ihre Antwort landet mit allen Angaben automatisch in eurer Gästeliste. Ihr müsst keine WhatsApp-Nachricht mehr abtippen.

8 bis 6 Wochen vorher

Die Frist läuft ab, und die Zahlen werden verbindlich.

• Rückmeldefrist erreicht, Stand der Zusagen prüfen
• Erinnerung an alle verschicken, die noch nicht geantwortet haben
• Zwischenstand an Caterer und Location durchgeben
• Sitzordnung fertigstellen
• Reden koordinieren, damit nicht vier Menschen dasselbe erzählen
• Probe-Frisur und Probe-Make-up
• Letzte Anprobe von Kleid und Anzug

Erfahrungsgemäß antwortet nur ein Teil eurer Gäste fristgerecht. Eine freundliche Erinnerung an genau die Menschen, die noch offen sind, holt den größten Teil davon herein. Mehr dazu steht in unseren Tipps für mehr Rückmeldungen.

4 bis 2 Wochen vorher

Feinschliff und Logistik. Jetzt kommt nichts Großes mehr dazu.

• Finale Gästezahl an Caterer und Location melden
• Ablaufplan an alle Dienstleister schicken, mit Handynummern
• Sitzplan drucken oder Tischkarten schreiben
• Ernährungswünsche und Allergien schriftlich an die Küche geben
• Ringe abholen, Kleidung reinigen und bereitlegen
• Regenplan festlegen und allen mitteilen, die ihn kennen müssen
• Eure Seite aktualisieren: finale Uhrzeiten, Parken, Dresscode

Wenn sich noch etwas verschiebt, ändert ihr es auf eurer Seite in dreißig Sekunden, und alle sehen sofort den neuen Stand. Bei gedruckten Karten müsstet ihr jeden Einzelnen anrufen.

Die letzte Woche

Weniger Aufgaben, mehr Vorbereitung auf euch selbst.

• Alle Dienstleister einmal kurz bestätigen
• Notfalltasche packen: Pflaster, Nadel und Faden, Deo, Snacks, Ladekabel
• Bargeld für Trinkgelder abheben und in beschriftete Umschläge legen
• Aufgaben verteilen, wer transportiert was, wer räumt am nächsten Tag auf
• Nägel, Haare und alles, was Vorlauf braucht
• Früh ins Bett gehen, wirklich

Am Hochzeitstag

Eure einzige Aufgabe ist es, den Tag zu erleben. Alles andere sollte in fremden Händen liegen.

• Frühstücken, auch wenn ihr aufgeregt seid
• Handy an eine Trauzeugin geben, sie beantwortet Rückfragen
• Ringe, Ausweise und Unterlagen einmal final prüfen
• Zehn Minuten nur zu zweit einplanen, irgendwann am Nachmittag
• Trinkgelder übergeben lassen
• Tanzen, essen, mit Menschen reden, die extra angereist sind

Nach der Hochzeit

Der schönste Teil, den viele Paare unterschätzen: die Wochen danach.

• Fotos eurer Gäste einsammeln, solange die Erinnerungen frisch sind
• Dankeskarten oder eine Dankesnachricht verschicken
• Mietartikel zurückgeben, Rechnungen prüfen
• Kleid reinigen und einlagern lassen
• Namensänderung bei Behörden, Bank und Arbeitgeber, falls ihr das wollt
• Die schönsten Gästefotos auf eure Seite stellen und sie zu eurem Andenken machen

Beim Einsammeln der Fotos hilft euch die Seite ganz von selbst. Am Tag nach der Feier fragen wir eure Gäste automatisch per Mail nach ihren schönsten Bildern, genau in dem Moment, in dem die Handys voll sind. Alles, was hochgeladen wird, landet erst in eurem Dashboard: Ihr entscheidet mit einem Klick, was öffentlich zu sehen ist, und ladet euch trotzdem alles herunter, einzeln oder als ZIP-Datei mit der kompletten Galerie.

Was euch eine Hochzeitsseite in dieser Checkliste abnimmt

Wenn ihr die Liste von oben nach unten lest, fällt auf, wie viele Punkte mit Kommunikation zu tun haben: informieren, einladen, erinnern, korrigieren, einsammeln. Genau dafür haben wir Unsere Einladung gebaut.

Eure Seite begleitet euch durch die ganze Planung:

• Ab Monat 12 ist sie euer Save the Date mit Namen, Datum und Countdown
• Ab Monat 8 wächst sie mit Location, Anfahrt, Ablauf und Hotelempfehlungen
• Ab Monat 4 wird sie zur Einladung, mit Zu- und Absagen direkt darunter
• In den letzten Wochen ist sie eure Quelle der Wahrheit für alle Änderungen
• Nach der Feier wird sie euer Andenken mit den Fotos und Zeilen eurer Gäste

Dazu kommen die Dinge, die im Hintergrund laufen: eure Gästeliste mit Gruppen und Haushalten, Import und Export als CSV, Einladungen und Erinnerungen per Mail, eure Seite auf Wunsch in bis zu acht Sprachen für Gäste aus dem Ausland und ein erster Entwurf, den unser Assistent aus euren Antworten baut.

Der Editor ist komplett kostenlos. Ihr könnt eure ganze Planung darin abbilden und zahlt erst, wenn eure Seite wirklich online gehen soll: einmalig 89€ zum Einführungspreis für ein Jahr oder 129€ für zwei Jahre. Kein Abo, keine Verlängerung im Hintergrund, und innerhalb von 14 Tagen bekommt ihr euer Geld zurück, wenn es doch nicht passt. Alle Varianten stehen auf der Preisseite. Legt einfach los, es dauert zehn Minuten bis zum ersten Entwurf.

Häufige Fragen zur Hochzeitsplanung

Womit fängt man bei der Hochzeitsplanung an?

Mit Budget und Gästezahl, in genau dieser Reihenfolge. Beide zusammen bestimmen, welche Locations überhaupt infrage kommen, und die Location wiederum legt das Datum fest. Wer zuerst die Deko aussucht, plant zweimal.

Kann man eine Hochzeit in sechs Monaten planen?

Ja, das geht gut, wenn ihr bei Datum und Wochentag flexibel bleibt. Bucht zuerst Location, Trauung und Fotografin, denn das sind die Engpässe, und nehmt notfalls einen Freitag oder einen Termin außerhalb der Hauptsaison. Digital einzuladen spart euch dabei die zwei bis vier Wochen, die Gestaltung, Druck und Postversand sonst kosten.

Wann verschickt man Save the Date und Einladung?

Das Save the Date geht 8 bis 12 Monate vor der Hochzeit raus, bei einer Feier im Ausland eher 12 bis 18 Monate vorher. Die eigentliche Einladung folgt 3 bis 4 Monate vor dem Termin, mit einer Rückmeldefrist ungefähr 6 bis 8 Wochen vor der Hochzeit.

Wie viele Gäste sagen im Schnitt ab?

Rechnet bei Hochzeiten mit etwa 10 bis 15 Prozent Absagen, bei langer Anreise auch mehr. Ladet deshalb ein paar Menschen mehr ein, als ihr am Ende feiern wollt, und plant beim Caterer zwei bis drei Plätze Puffer ein.

Wenn ihr sehen wollt, wie andere Paare ihre Planung sichtbar gemacht haben: Hier sind Beispiele echter Hochzeitsseiten. Und alles zu unserer Hochzeitsseite findet ihr in Ruhe erklärt, bevor ihr euch entscheidet.